GGD-Betreuungstierärzte sind verpflichtet, einmal jährlich Betriebserhebungen durchzuführen und in der PHD zu dokumentieren. Für die Terminfestlegung ist der TGD-Betreuungstierarzt verantwortlich, der den TGD-Tierhalter davon nachweislich rechtzeitig in Kenntnis zu setzen hat. Falls im Zuge der Betriebserhebung Mängel bemerkt werden, sind die Betreuungstierärzte dazu verpflichtet, den TGD-Tierhalter unter Setzung einer angemessenen Frist zur Beseitigung dieser aufzufordern. Der TGD-Betreuungstierarzt ist verpflichtet, zur Dokumentation des Betriebsstatus von TGD-Betrieben, für die erstmals ein Betreuungsvertrag abgeschlossen wird, so rasch als möglich, spätestens jedoch nach acht Wochen eine erste Betriebserhebung durchzuführen und in der PHD zu dokumentieren.
Bei Wechsel des TGD-Betreuungstierarztes oder des TGD-Tierhalters ist die Dokumentation des Betriebsstatus zum nächstfolgenden festgelegten Betriebserhebungstermin gemäß den Vorgaben für die jeweiligen Produktionssparten und gemäß den Vorgaben für Betriebserhebungen durchzuführen.
